Säännöt
1§ Nimi, kotipaikka ja kieli
Yhdistyksen nimi on Polin KemistiKlubin Alumnit ry, josta myöhemmin näissä säännöissä käytetään lyhennettä KKlubi. Yhdistyksen kotipaikka on Espoon kaupunki. Yhdistyksen nimen epävirallisena lyhenteenä voidaan käyttää KKlubi nimeä. KKlubin kielet ovat suomi ja ruotsi.
KKlubin alaisuuteen voidaan perustaa rekisteröimättömiä alaosastoja, joiden säännöt yhdistyksen hallitus hyväksyy.
Yhdistys voi kuulua itsenäisenä jäsenenä sen tarkoitusperää palveleviin yhdistyksiin ja järjestöihin.
2§ Tarkoitus ja toiminta
KKlubin tarkoituksena on harjoittaa alumnitoimintaa eli toimia jäsentensä yhdyssiteenä yritysmaailman, Aalto-yliopiston, Biotekniikan ja kemian tekniikan laitoksen, Kemian laitoksen, Kemistikillan ja Prosessiteknillisen kerhon välillä sekä
tarjota jäsenilleen mahdollisuus tavata toisiaan nostalgiahengessä kurssitapaamisten ja ammatillisviihteellisten klubitapahtumien yhteydessä
tarjota jäsenilleen mahdollisuus ammatilliseen vuorovaikutukseen Aalto-yliopiston ja teollisuuden välillä
tarjota edellytykset jäsenistön yhteiselle vapaa-ajan toiminnalle
hoitaa tiedotustoimintaa jäsenilleen
pitää yhteyksiä ja olla yhteistoiminnassa muiden vastaavien yhdistysten kanssa
tukea Kemistikiltaa ja Prosessiteknillistä kerhoa, sekä niiden jäsenten omia- ja yhteistyöprojekteja esimerkiksi lahjoitusten, stipendien ja muiden tukimuotojen muodossa
tukea Aalto-yliopiston kemian tekniikan opiskelussa ja alumnitoiminnan hyväksi tehdyssä työssä ansioituneita opiskelijoita esimerkiksi stipendien ja muiden tukimuotojen muodossa
Tarkoituksensa toteuttamiseksi KKlubi
järjestää jäsenistölleen ammatillisia esitelmä-, keskustelu-, paneeli-, seminaari-, ekskursio-, koulutus- ja messutilaisuuksia
hankkii varoja jäsenmaksuilla
Toimintansa tukemiseksi KKlubi voi
toimeenpanna asianomaisella luvalla huvitilaisuuksia, rahankeräyksiä, arpajaisia ja myyjäisiä
tehdä julkaisuja ja myydä niihin ilmoituksia
vastaanottaa lahjoituksia ja perustaa eri tarkoituksia varten rahastoja
omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta
3§ Yhdistyksen jäsenet
KKlubin jäseneksi voi henkilöjäsenenä liittyä jokainen Aalto-yliopistossa tai sen edeltäjässä kemian tekniikkaa opiskeleva tai opiskellut henkilö, joka jättää kirjallisen jäsen-anomuksen yhdistykselle. Yhdistyksen hallitus hyväksyy kokouksessaan jäseneksi hakeneet sekä poistaa yhdistyksestä eroavat jäsenet.
KKlubin yhteisöjäseneksi voi KKlubin hallitus hyväksyä rekisteröidyn yhdistyksen. Yhdistyksen hakemus KKlubin yhteisöjäseneksi on tehtävä kirjallisesti KKlubin hallitukselle. Hakemukseen on liitettävä pöytäkirjanote siitä kokouksesta, jossa liittymistä koskeva päätös tehtiin, yhdistyksen säännöt ja selvitys jäsenistöstä.
4§ Jäsenen oikeudet ja velvollisuudet
Jäsen on oikeutettu nauttimaan kaikkia KKlubin tarkoituksessa mainittuja toiminnan tuloksia.
Jäsen on velvollinen noudattamaan yhdistyksen sääntöjä ja sääntöihin perustuvia päätöksiä.
5§ Eroaminen
Jäsen voi erota KKlubista ilmoittamalla siitä kirjallisesti KKlubin hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös erota ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
Jos jäsen jättää täyttämättä ne velvollisuudet, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä, voidaan hänet hallituksen päätöksellä erottaa yhdistyksen jäsenyydestä. Hallituksen on annettava päätöksensä jäsenen tietoon kirjallisesti sekä mainittava erottamisen syy.
Jäsen katsotaan eronneeksi yhdistyksestä, jos hän jättää maksamatta jäsenmaksunsa kahtena peräkkäisenä kalenterivuotena.
6§ Jäsenmaksut
Jäsenmaksun suuruuden päättää vuosittain yhdistyksen vaalikokous.
7§ Hallinto
KKlubin asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vaalikokouksessa valittu puheenjohtaja ja 3-8 jäsentä. Lisäksi hallitukseen valitaan kaksi varajäsentä vuosittain. Varajäsenet nimetään saamansa kannatuksen mukaan ensimmäiseksi ja toiseksi varajäseneksi, jossa järjestyksessä heidät kutsutaan kokoukseen.
Varsinaisen jäsenen erotessa kesken toimikautensa hallitus kutsuu hänen tilalleen jäsenen vaalikokouksen valitsemista varajäsenistä.
Jos hallituksen varsinaisista jäsenistä osa on estynyt osallistumasta hallituksen kokoukseen ja hallitusta ei muuten saada päätösvaltaiseksi, voi kokoonkutsujana toimiva puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja kutsua hallituksen kokoukseen tarpeellisen määrän varajäseniä, joilla on tällöin samat valtuudet kuin hallituksen varsinaisilla jäsenillä.
Kolme hallituksen jäsenistä on pyrittävä valitsemaan Kemistikillan, Prosessiteknillisen kerhon (PrTK) sekä Kemian laitoksen tai Biotekniikan ja kemian tekniikan laitoksen ehdottamista henkilöistä.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Hallituksen puheenjohtajan, vara-puheenjohtajan sekä hallitukseen valittujen jäsenten tulee olla yhdistyksen jäseniä. Kemistikillan, Prosessiteknillisen kerhon ja Kemian laitoksen tai Biotekniikan ja kemian tekniikan laitoksen ehdottamien jäsenten ei ole pakko olla yhdistyksen jäseniä.
Puheenjohtaja valitaan vaalikokouksessa kalenterivuodeksi kerrallaan.
Hallituksen puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajaa kutsutaan myös KKlubin puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtajaksi.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta ja määräämänä aikana tarvittaessa. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä, joista yksi on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, osallistuu kokoukseen. Hyväksyttyyn päätökseen vaaditaan vähintään puolet hallituksen jäsenistä. äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan kanta.
8§ Hallituksen tehtävät
edustaa KKlubia ja vastata sen toiminnasta
toimeenpanna KKlubin päätökset ja hoitaa juoksevat asiat, jotka eivät vaadi kokouksen koolle kutsumista
hoitaa KKlubin varoja ja omaisuutta, sekä toimia siten, että yhdistyksen taloudellinen asema pysyy vakaana
ylläpitää KKlubin jäsenistä luottamuksellista luetteloa, johon on merkitty lain edellyttämät sekä KKlubin toiminnassa tarvittavat tiedot
vastaanottaa KKlubin toimintaa koskevat ehdotukset ja valmistella KKlubin kokouksissa käsiteltävät asiat
kutsua koolle KKlubin kokoukset
antaa vuosikokoukselle kertomus edellisen vuoden toiminnasta ja tileistä
valvoa KKlubin sääntöjen ja kokousten päätösten noudattamista
huolehtia aktiivisesta tiedottamisesta jäsenkunnalle
valitsee jäsenistöstään sihteerin, tiedotussihteerin ja rahastonhoitajan sekä muita tarvittavia toimihenkilöitä avukseen tarpeen mukaan
9§ KKlubin hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden tehtävät
Puheenjohtaja ohjaa KKlubin toimintaa lain, näiden sääntöjen, KKlubin kokousten ja hallituksen päätösten mukaan sekä johtaa puhetta hallituksen kokouksissa, huolehtii hallituksen kokousten pidosta, laatii hallitukselle ehdotuksen KKlubin vuosittaiseksi toimintasuunnitelmaksi ja antaa toimihenkilöille ohjeita näiden toimintaa varten.
Varapuheenjohtaja hoitaa puheenjohtajan estyneenä ollessa puheenjohtajan tehtäviä.
Sihteeri toimittaa hallituksen toimeksiannon perusteella kokouskutsut jäsenille, pitää hallituksen puolesta ja toimeksiannosta jäsenluetteloa, hoitaa KKlubin kirjeenvaihdon, laatii hallitukselle ehdotuksen vuoden toimintakertomukseksi ja hoitaa KKlubin arkistoa.
Tiedotussihteeri huolehtii KKlubin tiedotustoiminnasta myös sähköisessä muodossa.
Rahastonhoitaja hoitaa KKlubin raha-asiat ja jäsenmaksut, pitää kirjaa KKlubin menoista, tuloista, omaisuudesta ja veloista, sekä laatii tilinpäätöksen ja ehdotuksen tulo- ja menoarvioksi seuraavaa toimintavuotta varten.
Jos KKlubilla on muita toimihenkilöitä kuin yllä mainitut, he toimivat hallituksen sitä varten laatimien ja KKlubin kokouksen vahvistamien ohjesääntöjen mukaan.
10§ Toiminnantarkastus
KKlubin hallintoa, omaisuutta ja tilejä tarkastavat kaksi toiminnantarkastajaa ja heidän henkilökohtaiset varamiehensä.
KKlubin tilit päätetään kalenterivuosittain. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen toimintakertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajien tulee tarkastuksen toimitettuaan jättää tilit ja muut asiakirjat tarkastuskertomuksen ohella hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.
11§ Yhdistyksen nimenkirjoitus
Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri, kaksi aina yhdessä, taikka hallituksen keskuudestaan valitsemat toimihenkilöt kaksi aina yhdessä.
12§ KKlubin kokoukset
KKlubin vuosikokous pidetään maalis-, huhti- tai toukokuussa ja vaalikokous syys-, loka- tai marraskuussa hallituksen määräämänä päivänä. Ylimääräisiä KKlubin kokouksia pidetään tarpeen vaatiessa hallituksen harkinnan mukaan tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) KKlubin jäsenkunnasta sitä kirjallisesti ilmoitettua asiaa varten hallitukselta pyytää. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Kokouskutsu hallituksen laatimine esityslistoineen lähetetään viimeistään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta henkilökohtaisesti jäsenille sähköpostilla niille jäsenillä, jotka ovat ilmoittaneet sellaisen KKiubille, sekä KKiubin verkkosivuilla. Muut tiedonannot toimitetaan jäsenille hallituksen sopivaksi katsomalla tavalla.
13§ äänestykset
Tulos ratkaistaan KKlubin kokouksissa asiakysymyksissä avoimella äänestyksellä ja henkilökysymysten ollessa kyseessä suljetulla äänestyksellä. Äänten mennessä tasan ratkaisee avoimessa äänestyksessä se mielipide, johon puheenjohtaja on yhtynyt, mutta suljetussa äänestyksessä ja vaaleissa ratkaisee arpa. Jokaisella henkilöjäsenellä on KKlubin kokouksessa yksi ääni. Yhteisöjäsenellä ei ole äänioikeutta.
14§ Vuosikokouksessa käsiteltävät asiat
valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri
valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa sekä ääntenlaskijaa
todetaan kokouksen laillisuus
esitetään hallituksen kertomus edellisen vuoden toiminnasta, tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus
vahvistetaan tilinpäätös, päätetään vastuuvapauden myöntämisestä ja päätetään kertomusten ja tilinpäätöksen aiheuttamista toimenpiteistä
käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
15§ Vaalikokouksessa käsiteltävät asiat
valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri
valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa sekä ääntenlaskijaa
todetaan kokouksen laillisuus
päätetään hallituksen esittämän toimintasuunnitelman hyväksymisestä
päätetään hallituksen esittämästä tulo- ja menoarviosta, jäsenmaksun suuruudesta sekä toimihenkilöiden palkkioista
valitaan hallituksen puheenjohtaja
valitaan hallituksen jäsenet erovuorossa olevien tilalle
valitaan hallituksen varajäsenet
päätetään kokouslehdestä
valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varamiehet
käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
16§ Sääntöjen muutokset
Näihin sääntöihin voidaan tehdä muutoksia kahdessa peräkkäisessä, vähintään kuukauden väliajoin pidettävässä KKlubin kokouksessa, joista toisen tulee olla vaali- tai vuosikokous ja joissa kummassakin ¾ annetuista äänistä muutosehdotuksen hyväksyy.
17§ Yhdistyksen purkaminen
Yhdistys purkautuu, jos kahdessa peräkkäisessä vähintään kuukauden väliajoin pidetyssä KKlubin kokouksessa, joista toisen tulee olla vaali- tai vuosikokous, molemmissa vähintään ¾ annetuista äänistä purkautumisehdotuksen hyväksyy.
KKlubin purkautuessa päättää viimeinen kokous varojen ja omaisuuden käytöstä KKlubin säännöissä mainitun toiminnan tukemiseen.
18§ KKlubin ulkoiset tunnukset
KKlubin ulkoisina tunnuksina käytetään omaa logoa ja lippua. Logon ja lipun tunnus-merkeistä päättää KKlubin kokous. Tunnuksien käyttöoikeuksista päättää KKlubin hallitus.
19§ Yhdistyslaki
Kaikessa, mistä näissä säännöissä ei ole mainittu, noudatetaan voimassa olevaa yhdistyslakia, yleisiä kokous-, kirjanpito-, tilintarkastus- ja muita soveltuvia käytäntöjä sekä hyviä tapoja.